WELCOME

selamat datang wahai para pencari tuhan, kami akan membantu anda memasuki dunia yang penuh warna...

Selasa, 17 Mei 2011

Administrasi Keuangan

BAB I

A. Pendahuluan
Institusi pendidikan merupakan sebuah lembaga yang bertugas mengantarkan anak didik untuk menjadi manusia yang berkualitas. Karena itu, semua kegiatan yang dilakukan di dalamnya selalu dimaksudkan untuk cita-cita luhur tersebut. Namun sayang, dalam praktiknya dilapangan lembaga ini sering dihadapkan pada problem-problem administrative sehingga tujuan dan sasaran pendidikan yang setali tiga uang dengan peningkatan kualitas sumber daya manusia tidak optimal. Akibatnya banyak lulusan yang dihasilkannya hanya menampilkan fenomena yang kurang memuaskan.
Dalam era globalisasi ini tugas dan tanggung jawab untuk mewujudkan sekolah yang bermutu tak lepas dari komponen yang ada dalam sekolah tersebut baik dalam tingkat structural ataupun pengajaran (dosen, guru dll). Untuk itu perlu adanya kesadaran dalam mengemban tugas yang telah diamanahkan sekolah kepada masing-masing individu. Baik kepala sekolah ataupun administrasi lainnya.
Di dalam dunia pendidikan / instansi pendidikan tidak akan berjalan normal apabila di dalamnya tidak ada tenaga yang menangani urusan administrasi instansi tersebut, oleh karena itu tenaga administrasi sangat diperlukan baik itu instansi negeri maupun swasta.
Untuk menangani administrasi diperlukan suatu keahlian karena kalau tenaga administrasi tidak mempunyai keahlian administrasi, instansi itu akan berantakan dan tidak akan berjalan sebagaimana yang diharapkan. Salah satu upaya agar tidak terjadi hal seperti itu maka diperlukan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya.
Dalam administrasi pendidikan ruang lingkupnya sangat luas, perlu adanya pengklasifikasian. Namun secara garis besar ada sepuluh diantaranya : Administrasi Kurikulum, Administrasi Ketenagaan Pendidikan (Kepegawaian), Administrasi Kesiswaan, Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan, Administrasi Keuangan/Pembiayaan Pendidikan, Administrasi Perkantoran, Administrasi Unit-unit Penunjang Pendidikan, Administrasi Layanan Khusus pendidikan, Administrasi Tata Lingkungan dan Keamanan Sekolah, Administrasi Hubungan dengan Masyarakat.
Secara umum, semakin besar dan maju suatu lembaga pendidikan maka semakin banyak ruang lingkup adminitrasi yang harus ditangani sekolah. Demikian juga sebaliknya, semakin rendah dan kecil sekolah maka semakin sedikit ruang lingkup administrasi yang ditanganinya.
Dalam makalah ini kami hanya ingin memaparkan tentang administrasi pendidikan. Sebagaimana disinggung di atas bahwa seseorang harus mampu dan mengetahui tugas atas dirinya sehingga dengan adanya saling memahami akan tugas dapat meningkatkan mutu pendidikan.
Dalam lingkup kecil administrasi keuangan/pembiayaan pendidikan, meliputi keuangan pendaftaran siswa baru, uang gedung/ sumbangan pengembangan pendidikan, uang seragam/jas almamater, uang peralatan sekolah, uang SPP, uang kegiatan rutin (seperti pramuka, olahraga, perlombaan dll), dana rutin operasional dari pemerintah, dana proyek, dana gaji, serta usaha-usaha sekolah yang produktif dan halal, seperti kegiatan koperasi dll.
Tujuan penyusunan makalah ini dalam rangka sebagai tugas pribadi pada mata kuliah Administrasi Pendidikan. Untuk itu kami menyadari dalam menyusun makalah ini kurang sempurna sehingga perlu perbaikan, saran dan masukan sangat kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Semoga bermanfaat.


BAB II

A. Pengertian Administrasi Keuangan
Pada hakikatnya pelaksanaan Administrasi keuangan sangat bergantung pada besar kecilnya organisasi (sekolah) dan hal yang berhubungan dengan komppleksitas masalah keuangan dari tiap-tiap organisasi tersebut.
Semakin besar dan semakin kompleksnya masalah keuangan dari suatu organisasi, maka semakin kompleks pula penerapan Administrasi Keuangannya. Dengan demikian yang dimaksud dengan Administrasi Keuangan adalah kegiatan merencanakan, mengatur dan mempertanggungjawabkan atau melaporkan hal-hal yang berhubungan dengan keuangan sekolah.
Dalam pengertian lain administrasi pendidikan adalah Suatu usaha dan kegiatan pengaturan uang yang meliputi kegiatan perencanaan, sumber keuangan, pengalokasian, penganggaran, pemanfataan dana, pembukuan, penyimpanan, pemeriksaan dan pengawasan, pertanggung jawaban dan pelaporan uang yang digunakan dalam penyelenggaraan pendidikan di sekolah.
Secara sederhana masalah pelaksanaan administrasi keuangan disekolah diawali dengan diadakannya Rapat Kerja (RAKER) Sekolah. Dimana dalam rapat kerja tersebut dibuat perencanaan keuangan sekolah selama 1 (satu) tahun pelajaran dalam bentuk RAPBS”Rencana, Anggaran, Pendapatan dan Belanja Sekolah.
Dalam RAPBS tersebut biasanya direncanakan sejumlah pengeluaran uang, baik pengeluaran rutin, maupun pengeluaran berkala. Pos pengeluaran uang tersebut biasanya dialokasikan untuk masing-masing bidang yang terdapat di sekolah tersebut, diantaranya adalah :
 Biaya Pengeluaran Bidang Kurikulum
 Biaya Pengeluaran Bidang Kesiswaan
 Biaya Pengeluaran Bidang Sarana dan Prasarana
 Biaya Pengeluaran Bidang Humas
 Biaya Pengeluaran Bidang Ketatausahaan
 Biaya Pengeluaran Bidang Perlengkapan
 Biaya bagi Kesejahteraan Guru dan Karyawan
Dan dalam RAPBS tersebut juga ditentukan dalam rangka menutupi pengeluaran uang selama tahun ajaran direncanakan sumber pemasukan uang, diantaranya adalah :
 Subsidi dari Pemerintah, berupa BOP, BOS, biaya pemeliharaan sekolah dan sebagainya
 Uang Sumbangan Awal Tahun
 Uang Sekolah
 Uang Bantuan Komite Sekolah
 Dan lain-lain
1. Ruang Lingkup Administrasi Keuangan
Ruang lingkup Administrasi Keuangan terdiri dari :
 Administrasi Keuangan Tahunan
 Administrasi Keuangan Bulanan
2. Pelaksanaan Administrasi Keuangan
Pelaksanaan Administrasi Keuangan terdiri atas 3 (tiga) bagian, yaitu :
 Perencanaan Keuangan (Perencanaan Jangka Pnjang dan Jangka Pendek)
 Pembukuan Keuangan
a. Buku Pemasukan Uang (Kas Besar)
Kwitansi pembayaran, Buku harian Kas Besar, Buku Besar SPP
b. Buku Pengeluaran Uang (Kas Kecil)
Cash Vaucher, Buku harian Kas Kecil
 Tanggung Jawab Keuangan
a. Kas Besar : Kwitansi, Buku Harian, Buku Besar, Rekapitulasi Kas Besar
b. Kas Kecil : Voucher, Buku Harian Kas Kecil, Rekapitulasi Kas Kecil
Berkaitan dengan proses pengelolaan uang sekolah biasanya dilaksakan oleh staf administrasi keuangan dan kemudian dipertanggungjawabkan keuangan tersebut kepda pimpinan sekolah. Jika sekolah swasta biasanya masalah keuangan ditangani oleh petuga administrasi keuangan yang kemudian secara hirarki mempertanggungjawabkannya kepada Kepala sekolah. Dan Kepala sekolah kepda Kepala Yayasan.
3. Tujuan Administrasi Keuangan
Tujuan administrasi keuangan sekolah adalah untuk mewujudkan
a. penyelenggaraan pendidikan yang dilaksanakan secara efisien
b. terjaminnya kelangsungan hidup dan perkembangan sekolah
c. tercegahnya kekeliruan, kebocoran atau penyimpangan penggunaan dana
d. terjaminnya akuntabilitas perkembangan sekolah
Telah disebutkan diatas bahwa Administrasi keuangan adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan, mengawasi, mempertanggungjawabkan dan melaporkan kegiatan bidang keuangan/hal-hal yang berhubungan dengan keuangan sekolah agar tujuan sekolah dapat tercapai secara efektif dan efisien.
Dalam hal ini kami ingin mengupas lebih jauh tentang merencanakan, koordinasi, pelaksanaan dan pengawasan.

1. Perencanaan
Beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dalam menyusun rencana keuangan sekolah sebagai berikut.
a. Perencanaan harus realistis
Perencanaan harus mampu menilai bahwa alternatif yang dipilih sesuai dengan kemampuan sarana/fasilitas, daya/ tenaga, dana, maupun waktu.
b. Perlunya koordinasi dalam perencanaan
Perencanaan harus mampu memperhatikan cakupan dan sarana/ volume kegiatan sekolah yang kompleks.
c. Perencanaan harus berdasarkan pengalaman, pengetahuan, dan intuisi.
Pengalaman, pengetahuan, dan intuisi, mampu menganalisa berbagai kemungkinan yang terbaik dalam menyususn perencanaan.
d. Perencanaan harus fleksible (luwes).
Perencanaan mampu menyesuaikan dengan segala kemungkinan yang tidak diperhatikan sebelumnya tanpa harus membuat revisi.
e. Perencanaan yang didasarkan penelitian
Perencanaan yang berkualitas perlu didukung suatu data yang lengkap dan akurat melalui suatu penelitian.
f. Perencanaan sesuai dengan tujuan.
Perencanaan yang baik akan menentukan mutu kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan.

2. Organisasi dan Koordinasi
Kepala sekolah dituntut untuk dapat mengorganisasikan dengan menetapkan orang-orang yang akan melaksanakan tugas pekerjaan, membagi tugas, dan menetapkan kedudukan, serta hubungan kerja satu dengan lainnya agar tidak terjadi benturan dan kesimpangsiuran satu dengan lainnya. Orangorang yang diperlukan untuk mengelola kegiatan dana di sekolah antara lain:
a. Bendahara
bendahara bertanggung jawab atas perolehan dana pengamanannya disamping itu juga bertanggung jawab dalam hal : pengadaan uang tunai, membuat laporan posisi kas, menyusun anggaran kas, manajemen kredit, asuransi dan urusan pension.
b. Pemegang buku kas umum
c. Pemegang Buku Pembantu Mata Anggaran, Buku Bank, Buku Pajak Regristasi SPM, dan lain-lain.
d.Pembuat Laporan dan Pembuat Arsip Pertanggungjawaban Keuangan.
Staf yang dipilih untuk untuk membantu pengelolaan keuangan sekolah dituntut untuk memahami tugasnya sebagai berikut:
a. Paham pembukuan;
b. Memahami peraturan yang berlaku dalam penyelenggaraan administrasi keuangan;
c. Layak dan mempunyai dedikasi tinggi terhadap pimpinan dan tugas;
d. Memahami bahwa bekerja di bidang keuangan adalah pelayanan;
e. Kurang tanggapnya bagian keuangan akan dapat mempengaruhi kelancaran pencapaian tujuan.

4. Pelaksanaan
Pelaksanaan administrasi keuangan terdiri dari hal-hal sebagai berikut.
a. Pengurusan Keuangan. Hal-hal yang berkenaan dengan pengurusan keuangan adalah:
1). SK Bendaharawan Sekolah.
2). Bendaharawan bukan Guru atau Kepala Tata Usaha.
3). Penunjukkan Bendaharawan memenuhi persyaratan.
4). Pemeriksaan keuangan oleh Kepala Sekolah
5). Pemisahan antara bendaharawan:
- Rutin
- OPF
- SPP – DPP – Komite Sekolah
- BOS, BIS, BOM
- Sanggar PKG/LKG
b. Kelengkapan Tata Usaha keuangan sekolah, meliputi:
1). Daftar Gaji.
2). Daftar lembur dan atau daftar honorarium.
3). Buku Kas Tabelaris, Buku Kas dan Buku Kas Pembantu
4). Tempat penyimpanan uang, kertas berharga dan tanda bukti pengeluaran
5). Brand Kas
c. Pencatatan Keuangan. Pencatatan keuangan terdiri dari:
1). Pengerjaan pembukuan kas umum/tabelaris sesuai dengan peraturan yang berlaku.
2). Penerimaan SPMU otorisasi rutin, dibukukan pada buku register SPMU, sedangkan penerimaan OPF dalam buku tersendiri.
3). Penerimaan dan penyetoran SPP dibukukan sesuai dengan peraturan yang berlaku (tanda bukti setoran).
4). Penerimaan dan penggunaan DPP dibukukan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
5). Penerimaan dan penyetoran PPh dan PPn dibukukan pada buku kas umum/tabelaris
6). Penerimaan dan penggunaan dana bantuan pemerintah setempat atau dari Komite Sekolah dibukukan dalam buku kas khusus.
7). Telah dibuat berita acara penutupan kas pada saat penutupan buku kas setiap tiga bulan (inspeksi mendadak minimal tiga bulan sekali)
8). Tanda bukti pengeluaran (surat pertanggungan jawab disampaikan ke KPKN, tidak melewati tanggal 10 bulan berikutnya)
9). Laporan penggunaan keuangan menurut sumbernya kepada atasan yang bersangkutan
10). Peringatan/teguran tertulis kepada Bendaharawan apabila ada penggunaan uang yang tidak sesuai dengan tanda bukti yang ada dan penggunaan diluar rencana.
11). Perlu diperhatikan/diteliti ada tidaknya tunggakan untuk pembayaran listrik, telepon, air, atau gas pada sekolah yang bersangkutan.
Salah Satu Format Administrasi Keuangan
No Biaya Operasi Jml Besar Gaji (Rp) Total (Rp) Biaya Standart (Rp) Standart Sekarang Ket
1 2 3 4 5 6 7 8
1
2 Gaji Guru
Tunj Guru 1
1 2.000.000
250.000 2.000.000
250.000 2.000.000,00
300.000,00 Memenuhi
Tidak


5. Pengawasan
Pengawasan adalah usaha untuk mencegah terjadinya penyimpangan dari aturan, prosedur atau ketentuan Dengan pengawasan (controlling) diharapkan penyimpangan yang mungkin terjadi dapat ditekan sehingga kerugian dapat dihindari. Pengawasan dapat ditempuh melalui:
a. Pemeriksaan Kas
Pemeriksaan adalah suatu proses sistematis untuk memperoleh bukti secara objektif tentang pernyataan-pernyataan berbagai kejadian/kegiatan sekolah dengan tujuan untuk menetapakan tingkat kesesuaian antara pernyataan-pernyatan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, dan penyampaian hasil-hasilnya kepada yang berkepentingan.
Prosedur pemeriksaan kas yang biasa dilakukan oleh pembiasa sebagai berikut :
1). Dilakukan dengan tiba-tiba
2). Bendaharawan wajib mengeluarkan uang yang dikuasainya dalam lingkup tanggung jawab atasnya
3). Adakah bukti-bukti pembayaran yang belum dibukukan
4). Adakah surat-surat berharga
5). Bendahawan harus membuat surat pernyataan dengan bentuk yang sudah dibakukan
6). Adakah bukti-bukti pengeluaran yang belum disahkan oleh kepala
sekolah
7). Sisa kas harus sama dengan sisa dibuku khas umum. Sisa kas terdiri dari (uang kertas, uang logam) saldo bank, surat berharga.
8). Setelah selesai pemeriksaan kas, maka perlu dibuat register penutupan kas
9). Selanjutnya BKU ditutup dan ditandatangani oleh bendaharaawan dan kepala sekolah
10). Buat Berita Acara Pemeriksaan kas dengan format yang telah dibakukan
11). Penyampaian Berita Acara pemeriksaan kas

B. Rencana Anggaran dan Sumber Dana Sekolah
Anggaran belanja adalah suatu pernyataan yang terurai tentang sumber-sumber keuangan yang perlu untuk melaksanakan berbagai program sekolah selama periode satu tahun fiskal. Proses pembuatan anggaran pendidikan melibatkan penentuan pengeluaran maupun pendapatan yang bertalian dengan keseluruhan operasi sekolah.
1. Jenis Kegiatan
a. Kegiatan operasi, yaitu kegiatan-kegiatan dengan menggunakan alat atau tanpa alat yang berkaitan dengan proses belajar mengajar baik dalam maupu di luar kelas.
b. Kegiatan Perawatan, yaitu kegiatan perawatan yang dilakukan untuk memelihara dan memperbaiki sarana dan prasarana yang ada di sekolah agar sarana prasaran tersebut dapat berfungsi dalam menunjang kelancaran proses belajar mengajar.
2. Sumber Dana
Sumber dana untuk penyelenggaraan kegiatan pendidikan di sekolah, yaitu:
a. Dari Pemerintah berupa :
 Anggaran Rutin (DIK)
 Anggaran Operasional, Pembangunan serta Perawatan (0PF)
 Dana Penunjang Pendidikan (DPP)
b. Dari orang tua siswa, adalah dana yang dikumpulkan dari pengurus BP3/ komite sekolah dari orang tua siswa
c. Dari masyarakat, misalnya: sumbangan perusahaan industri, lembaga sosial donatur, tokoh masyarakat, alumni, dan sebagainya.
3. Penyusunan Rencana Operasional (RENOP)
Dalam penyusunan RENOP sebaiknya menempuh kebijakan berimbang, dan pelaksanaan operasional di sekolah membentuk team work yang terdiri dari para wakil kepala sekolah dibantu para wakil kepala sekolah dibantu beberapa guru senior. Atas dasar hasil kerja team tersebut baru dibahas dalam forum rapat dewan guru dan nara sumber lain yang dianggap perlu, sehingga akan bertanggung jawab terhadap keberhasilan rencana tersebut.
Untuk memformat program kerja tersebut, langkah-langkah yang dilakukan:
a. Menginventarisir kegiatan sekolah pada tahun ajaran mendatang.
b. Menyusus list kegiatan menurut sekolah prioritas
c. Menentukan sasaran atau volume
d. Menentukan unit cost dengan membandingkan unit cost atau penjajakan ke jalan
e. Menghimpun data pendukung : Data sekolah ( murid, guru, pegawai, pesuruh, jam mengajar, praktik laboratorium) dan Data fisik ( gedung, ruang kepsek, ruang guru, ruang laboratorium, WC, dan lain-lain)
f. Membuat kertas kerja dan laporan
g. Menentukan sumber dana dan pembenaan anggaran
h. Menuangkan dalam format baku untuk usulan RENOP
i. Proses usulan atau pengiriman

C. Pengawas dan Pengelola Keuangan Sekolah
a. Manfaat Pengawasan Pengelolaan Keuangan Sekolah
Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen yang diharapkan mampu mencegah timbulnya penyimpangan atau kesalahan dalam pelaksanaan. Hal ini perlu dilakukan sebagai usaha sistematik untuk menetapakan standar pelaksaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi, umpan balik, membandingkan kegiatan nyata denagn standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengatur penyimpangan0-penyimpangan, serta mengambil koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya sekolah dipergunakan dengan cara yang oaling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan sekolah.
b. Prosedur Pemeriksaan Kas
Pemeriksaan adalah suatu proses sistematika untuk memperoleh bukti secara objektif tentang pernyataan-pernyataan berbagai kejadian/kegiatan sekolah dengan tujuan untuk menetapakan tingkat kesesuaian antara pernyataan-pernyatan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, dan penyampaian hasil-hasilnya kepada yang berkepentingan.
Prosedur pemeriksaan kas yang biasa dilakukan oleh pembiasa sebagai berikut :
1) Dilakukan dengan tiba-tiba
2) Bendaharawan wajib mengeluarkan uang yang dikuasainya dalam lingkup tanggung jawab atasnya
3) Adanya bukti-bukti pembayaran yang belum dibukukan
4) Adanya surat-surat berharga
5) Bendaharawan harus membuat surat pernyataan dengan bentuk yang sudah dibakukan
6) Adakah bukti-bukti pengeluaran yang belum disahkan oleh kepala sekola
7) Sisa khas harus sama dengan sisa dibuku khas umum. Sisa kas terdiri dari uang kertas, uang logam, saldo bank dan surat berharga
8) Setelah selesai pemeriksaan kas, maka perlu dibuat register penutupan kas
9) Selanjutnya BKU ditutup dan ditandatangani oleh bendaharaawan dan kepala sekolah
10) Buat Berita Acara Pemeriksaan kas dengan format yang telah dibakukan
11) Penyampaian Berita Acara pemeriksaan kas
Dibawah ini kami paparkan juga tugas dari biro administrasi keuangan dalam perguruan tinggi.
1. Kepala Biro Keuangan bertanggungjawab secara menyeluruh terhadap semua aktifitas yang berlangsung di Biro keuangan.
2. Menterjemahkan seluruh kebijakan ataupun putusan Pimpinan Universitas yang berkaitan dengan pengeluaran Keuangan Universitas.
3. Meneruskan dan mengesahkan semua perintah Pembayaran dari Pimpinan Universitas berkait dengan kegiatan masing-masing Unit dan atau Kegiatan yang bersifat individu kepada urusan pembayaran,pencatatan dan arsip.
4. Mengajukan permintaan pengeluaran cek dari PR II berdasarkan pengajuan.
5. Mengawasi dan memeriksa seluruh buktibukti pengeluaran dari urusan pembayaran,pencatatan dan arsip.
6. Menyusun Rencanarencana kerja baik untuk jangka pendek,menengah ataupun panjang.
7. Menyetujui Dispensasi pembayaran Keuangan Mahasiswa



BAB III

A. Penutup
Dari uraian di atas dapat kita simpulkan bahwa tenaga administrasi khususnya administrasi keuangan sangat penting bagi suatu instansi pendidikan karena tanpa tenaga administrasi yang terlatih suatu instansi pendidikan akan kacau dan manajemenpun tidak akan berjalan dengan baik, sehingga instansi pendidikan akan hancur.
administrasi pendidikan adalah Suatu usaha dan kegiatan pengaturan uang yang meliputi kegiatan perencanaan, sumber keuangan, pengalokasian, penganggaran, pemanfataan dana, pembukuan, penyimpanan, pemeriksaan dan pengawasan, pertanggung jawaban dan pelaporan uang yang digunakan dalam penyelenggaraan pendidikan di sekolah.
Dan tujuan administrasi keuangan sekolah adalah untuk mewujudkan penyelenggaraan pendidikan yang dilaksanakan secara efisien, terjaminnya kelangsungan hidup dan perkembangan sekolah, tercegahnya kekeliruan, kebocoran atau penyimpangan penggunaan dana, serta terjaminnya akuntabilitas perkembangan sekolah
Sedangkan tugas administrasi keuangan meliputi, bertanggungjawab dalam keuangan sekolah/institusi pendidikan, mengawasi memeriksa seluruh pemasukan dan pengeluaran kas serta menyusun kerja yang baik dalam jangka pendek, menengah dan panjang.


DAFTAR PUSTAKA
Mulyono, Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan, (Jogjakarta : Ar-Ruzz Media Groups, 2008).
Kasan, Tholib, Teori dan Aplikasi Administrasi Pendidikan ( Jakarta : Studia Press, 2000)
Depdiknas, Administrasi dan Pengelolaan Sekolah,(Jakarta : Direktorat Pendidikan, 2007)
Septa, Kurnia, http://sekolah-dasar.blogspot.com/2010/07/administrasi-keuangan.html diakses tgl 30/04/2011